Уважаемые пользователи WuBook, онлайн-бронирование – это, несомненно, большое удобство; однако, оно может иметь некоторые недостатки. Поскольку это удаленные продажи, существует множество переменных. К примеру, что если клиент не приедет? А что, если карта, с которой он забронировал номер, окажется поддельной? Или на ней не будет достаточно средств?

Вот почему среди методов гарантии для отельеров и управляющих недвижимостью важна предварительная авторизация банковской карты. Давайте подробно рассмотрим, что это такое и когда её стоит использовать.

Предварительная авторизация карты: что это такое и как это работает

Предварительная авторизация — это предварительное разрешение на оплату, которое не всегда совпадает с фактическим платежом.

Это временная заморозка денег, запрашиваемая гостиничным предпринимателем как гарантия бронирования. Сумма предварительной авторизации не переводится с счета клиента, а лишь ‘замораживается’ для гарантии доступности перед подтверждением пребывания.

Это форма защиты, которую объекты размещения могут требовать для онлайн-бронирований. Она помогает проверить данные банковской карты и убедиться в финансовом обеспечении гостя.

Предварительная авторизация имеет временные ограничения, обычно в несколько дней, и запрашивается за 7-15 дней до срока оплаты. Слишком раннее уведомление может вызвать конфликт с политикой отмены бронирования или потребовать новую авторизацию. В случае неудачи, у гостя можно запросить другую банковскую карту.

Но какова сумма и как её распределить? Четкого правила нет, и каждый отельер может удерживать разную сумму по своему усмотрению. Например, это может быть равно стоимости первой ночи, или размеру платы за отмену, или даже большей суммы для покрытия возможных убытков.

Как мы уже говорили, предварительная авторизация сама по себе не является списанием, но в зависимости от ситуации она может превратиться в него.

Возможные сценарии: разморозка или оплата

Давайте рассмотрим случай клиента, который забронировал номер онлайн с возможностью бесплатной отмены за 20 дней до даты заселения и правильно получил запрос на предварительное утверждение от отеля.

Основных возможных сценариев на данный момент три:

• гость подтверждает бронирование и останавливается в отеле.

На данном этапе, отель может списать ранее заблокированную сумму, которая затем превратится в окончательный платёж (на равную или меньшую сумму, но никогда не больше). Следовательно, гость должен будет оплатить только разницу в итоговом счёте.

В этом случае предварительная авторизация действует как первоначальный взнос;

• гость отменяет бронирование в течение срока штрафа. Предварительная авторизация отменяется: сумма снова станет доступной на счете в срок, который зависит от банка-эмитента, оператора платежной системы и способа возврата;
• гость не прибыл (no show) или отменил бронирование после истечения срока: если правила отмены позволяют, предварительно авторизованная сумма может быть списана.

Преимущества предварительной авторизации для отелей и клиентов

Этот метод гарантии имеет множество преимуществ как для отельера, так и для клиента.

Как мы упоминали, отельер имеет возможность снизить риск мошенничества, заранее проверив валидность и лимит банковской карты. Предварительная авторизация, в свою очередь, также позволяет отельеру защитить себя, по крайней мере частично, даже если бронирование не будет успешным к установленному сроку или если клиент вообще не появится.

С другой стороны, с точки зрения путешественника, предварительная авторизация не накладывает ограничений на предоплату, но может быть легко преобразована в задаток или, наоборот, полностью аннулирована. Наконец, важно помнить, что конфиденциальные данные, связанные с платежом, не раскрываются, а анонимизируются благодаря автоматической токенизации.

Как эффективно управлять предварительной авторизацией

Как вы могли догадаться, предварительная авторизация требует точного и аккуратного управления для каждого случая и клиента. Фактически, важно отслеживать, когда она запрашивается (помните, что у неё ограниченная длительность) и в какой период её можно списать до того, как она будет автоматически аннулирована.

При наличии различных тарифных планов и большого количества онлайн-бронирований легко что-то упустить. Чтобы этого не произошло, крайне важно иметь отельскую PMS, которая управляет предварительными авторизациями за вас.

Zak, система управления от WuBook для объектов гостеприимства, предлагает возможность управлять всей процедурой. Благодаря нашему программному обеспечению вы сможете:

• Установите пользовательские правила для предварительной авторизации (фиксированные суммы или проценты, максимальное количество дней для запроса до заселения);
• отправьте запрос клиенту, чтобы он ввел данные своей банковской карты на специальной странице гостя;
• Зарегистрируйте и проверьте банковскую карту;
• Снимите предварительно авторизованную сумму полностью или частично, всего за несколько кликов;
• Записать платеж и управлять бухгалтерским учетом.

Вы также сможете выбрать, установить ли это как единственный метод гарантии или настроить несколько альтернативных вариантов, которые будут предложены вашим гостям.

Предварительная авторизация — это широко распространенная и эффективная система, когда она управляется с помощью правильных инструментов:

Zak — один из них.