Уважаемые пользователи WuBook, среди обязанностей отельеров и менеджеров объектов размещения есть множество ежедневных юридических и бюрократических задач. К ним относятся, например, создание и отправка институциональных отчетов для статистических или контрольных целей в соответствующие местные департаменты. Эти процедуры дополняют рутинные действия, такие как связанные с продажной стратегией и управлением доходами.

Давайте вместе выясним, как Zak от WuBook поддерживает отельеров как в создании внутренних статистических отчетов, так и в генерации официальных документов.

Статистика и данные о тенденциях для внутреннего использования

Прежде чем углубиться в тему, важно сделать одно замечание: институциональные отчеты и внутренние отчеты — это не одно и то же. Первые могут быть запрошены властями или местными статистическими службами — практика, существующая во многих, но не во всех странах.

Внутренние отчеты, с другой стороны, это те, которые собирают статистику объекта, связанную с полученными бронированиями, тарифами, доходами. Другими словами, это индикаторы и результаты, которые менеджер по доходам или ответственные лица используют для оценки эффективности объекта и принятия мер, где это необходимо. Это конфиденциальные данные, полезные независимо от страны, к которой принадлежит отель. Вот почему Zak, все-в-одном PMS от WuBook, также интегрирует эту функцию и предоставляет полный обзор доходов, полученных от бронирований. Как? Через всегда актуальные данные, настраиваемые по временным периодам и связанным с:

• общая выручка, включая продажи номеров, дополнительные услуги и питание;
• производство номеров, то есть выручка, полученная только от продаж номеров;
• выручка от питания: доход от всех приемов пищи, как включенных в тариф, так и дополнительных;
• выручка от дополнительных услуг: включает только дополнительные услуги из бронирований;
• доля выручки от номеров: процентное соотношение выручки, полученной только от номеров, к общей выручке;
• доступные номера (доступные номера);
• закрытые номера (закрытые номера);
• проданные номера (проданные номера);
• уровень заполняемости: процентное соотношение проданных номеров к доступным номерам;
• RevPAR: выручка, полученная с каждого доступного номера;
• ADR: средняя дневная цена проданных номеров;
• TrevPAR: общая выручка на доступный номер;
• TrevPOR: общий доход на занятый номер.

Очень важная панель, часто игнорируемая другими PMS, эта область помогает оптимизировать управление объектом размещения и его доходами.

Модуль PII для управления институциональными файлами

Модуль PII системы управления от WuBook, гостиничное программное обеспечение WuBook, позволяет автоматически настраивать и отправлять институциональные отчеты соответствующим органам, облегчая работу персонала и снижая риск ошибок или забывчивости.

Благодаря своим специфическим и стандартным функциям, он может использоваться в разных странах как есть или адаптироваться к специфическим потребностям каждой: давайте рассмотрим его основные функции.

Страны и отчеты, уже включенные в пакет

Zak уже подготовлен для создания файлов, предназначенных для основных органов, ответственных за регистрацию и мониторинг туристической посещаемости в:

• Андорре (отчет ROAT)
• Чили (отчет INE)
• Колумбии (отчет Sire)
• Греции (отчет Elstat)
• Италии (отчеты Istat и Alloggiati)
• Португалии (отчет Sef)
• Испании (отчеты: Istac, Eustat, INE, Viajero)

Это означает, что после активации пакета и ввода ваших данных, Zak позволяет вам создавать отчет со всей необходимой информацией для каждой системы и отправлять его в различные институциональные органы в соответствии со сроками и способом.

Режимы отправки: автоматический, полуавтоматический, ручной.

Не все порталы работают одинаково, и могут быть различия даже между регионами в одной стране. Поэтому Zak предлагает возможность выбрать режим отправки: автоматический, полуавтоматический или ручной.

В автоматическом режиме с определенного времени (в зависимости от местных норм) PMS самостоятельно обнаруживает наличие заселений и выселений, фиксирует отчет с данными гостей и отправляет его в соответствующую инстанцию, без дополнительных действий со стороны отельера.

Полуавтоматический режим почти идентичен, но требует авторизации оператора для завершения операции. Другими словами, перед отправкой отчета вы можете проверить, что все в порядке, и подтвердить отправку.

В ручной версии вы можете воспользоваться Zak для заполнения формы, которую затем необходимо сохранить на компьютере и вручную отправить на официальный портал.

Сгенерированные отчеты остаются доступными в течение определенного времени и могут быть загружены в любое время. Кроме того, если в процессе автоматической или полуавтоматической отправки что-то пойдет не так, Zak отправляет уведомление по электронной почте, чтобы предупредить об ошибках или проблемах.

Универсальный шаблон для всех других нужд

Для всех стран, для которых отчет еще не подготовлен в Zak, можно настроить отчет Generic PII, включающий данные о заселении.

В этом случае опция отправки только ручная, поэтому — после создания документа — его нужно загрузить на компьютер и отправить через соответствующий портал.

Таймшеры

Что делать, если у вас несколько объектов размещения? Нет проблем: Zak также позволяет управлять таймшерами, как в одной стране, так и в разных странах.

В первом случае, все, что нужно сделать, это пометить номера пользовательскими метками, чтобы различать, к какому объекту они относятся (например, «море» или «горы»), и активировать режим «Мультиобъектность» в PII, настроив разные объекты. Таким образом, конфигурация и создание файлов останутся отдельными для каждой структуры. Подобная процедура также применяется в случае сетей с отелями, расположенными в разных странах, поэтому можно войти отдельно по праву собственности и свободно решать, в какой PII подавать данные.

Институциональные отчеты в деталях

Мы видели, что Zak запрограммирован так, чтобы знать сроки, данные и формат, необходимые для каждой страны (или, в случае Италии, каждого региона) для создания соответствующего отчета.

Чтобы лучше понять, как это работает на практике, давайте рассмотрим основные особенности каждого.

ROAT (Андорра)

Требуется Registre d’Ocupació d’Allotjaments Turístics в Андорре, включает следующие детали:

• заселения (не выселения);
• как внутренние, так и иностранные гости;
• гости, которым не менее 16 лет.

Это предусмотрено для всех трех режимов подачи (вручную, полуавтоматически и автоматически), и каждому гостю отправляется только один раз.

INE (Чили)

В этом случае подача осуществляется только вручную и должна быть выполнена на портале Чилийского Национального Института Статистики. Включенные данные:

• заселения;
• выселения;
• информация о заполняемости и ценах;
• отечественные гости;
• иностранные гости.

Sire (Колумбия)

Отчет Sire также отправляется вручную. Это требование Колумбийского департамента туризма и включает:

• заселения;
• выселения;
• только иностранные гости, без колумбийцев. Каждому гостю также отправляется только один раз.

Elstat (Греция)

Институциональный отчет, требуемый Греческим статистическим управлением, предусматривает группировку гостей объекта по стране проживания: это единственное поле, требуемое от отельера, который может ежемесячно создавать форму через Zak и загружать ее вручную на портал Института.

Istat (Италия)

В Италии требуются два разных типа отчетов с разными целями: Istat (Итальянский национальный институт статистики), для статистических целей, и Alloggiati, предназначенный для Итальянской государственной полиции.

Отчет Istat включает:

• заселения (выселения зависят от региона);
• информация о занятости (в зависимости от региона);
• внутренние гости;
• иностранные гости.

Помимо ручной, полуавтоматической и автоматической отправки, для некоторых регионов также есть возможность сбросить отчет и повторно отправить его в случае ошибок или изменений в бронировании в последний момент после отправки.

Alloggiati (Италия)

Что касается отчета Alloggiati или «расписания» Alloggiati, как их называют, Zak включает:

• только прибытия на день;
• внутренние гости;
• иностранные гости.

Каждому гостю отправляется только один раз.

Время отправки, которое может быть выполнено во всех режимах, зависит от длительности пребывания: если гость остается несколько дней, отельер имеет 24 часа; если же он остается только на одну ночь, отправка должна быть произведена сразу после заселения.

Также важно помнить, что обязательно хранить квитанции об отправке отчета на случай проверок.

SEF (Португалия)

Отчет SEF требуется Португальским полицейским департаментом и может быть передан только в ручном режиме с указанием следующих данных:

• заселения;
• выселения;
• только иностранные гости, без португальцев;
• каждому гостю отправляется только один раз.

Отельеры имеют до 3 дней для подачи.

ISTAC (Испания)

Ручной экспорт также для отчета, необходимого для Национального института статистики Канарских островов. Включенная информация:

• заселения;
• выселения;
• занятость и цены;
• местные гости;
• иностранные гости.

EUSTAT (Испания)

Баскский институт статистики запрашивает отчет, аналогичный отчету ISTAC, но действительный только для Страны Басков. К информации о гостях также добавляется страна проживания и город или почтовый индекс.

Отчет должен составляться ежемесячно и может отправляться автоматически. INE (Испания)

Отчет INE предназначен для Национального института статистики Испании. Его можно отправить вручную и он должен содержать следующие данные:

• заселения;
• выселения;
• информация о заполняемости и ценах;
• внутренние гости;
• иностранные гости.

Viajero (Испания) Вместо этого Испанский департамент полиции требует специальный отчет, содержащий информацию о:

• заселениях (не выселениях);
• местных гостях в возрасте от 16 лет;
• иностранных гостях с теми же критериями регистрации, что и у местных гостей;

Отельеру дается около 72 часов на отправку, и каждый гость должен быть зарегистрирован только один раз.

Строгие критерии и различные переменные для каждой страны делают эти процедуры довольно обременительными, если вас не поддерживает технология: Zak от WuBook справляется с этим тоже!