Уважаемые пользователи WuBook, уже некоторое время работа отельеров и управляющих объектами размещения эволюционировала, интегрировав различные технологические инструменты, которые поддерживают ежедневные и долгосрочные операции. В этой статье мы рассмотрим, какое программное обеспечение необходимо для управления отелем (или любым другим объектом размещения) и для каких целей оно может использоваться.

1. PMS, операционный мозг объекта

Фундаментальным для управления отелями, B&B и туристическими арендами является PMS (акроним от Property Management System), который позволяет организовать и управлять всеми процессами внутри объекта. Например, Zak — система управления от WuBook — позволяет устанавливать цены и тарифы для каждого типа размещения, включая любые сезонные изменения и условия отмены. Шахматка бронирований всегда доступна и редактируема: можно назначать номера, отличные от тех, что автоматически назначены системой при бронировании, перемещать гостей, открывать или закрывать номера без ограничений.

Также неограниченной является база данных клиентов, которые могут заселиться и оплатить онлайн. Специфические статистики и отчеты также помогают отслеживать производительность объекта и улучшать доходы.

Не только это, через Zak отельер может:

• управлять прямыми продажами, через подключение к специализированному программному обеспечению;
• принимать косвенные бронирования и автоматически управлять их предложениями в каналах дистрибуции, через интеграцию с Менеджером каналов;
• координировать внутренние команды, отправляя специальные уведомления, например, по поводу службы уборки номеров;
• выполнять отчеты и статистические операции, требуемые территориальными властями.

В итоге, отельная PMS — это операционный мозг объекта размещения: централизуя деятельность в едином портале, она позволяет получить полный и эффективный обзор и управление.

2. Модуль бронирования (и сайт) для прямых бронирований.

Установка тарифов и цен не равнозначна продаже — вот почему необходимо включить в ваше программное обеспечение также систему прямого бронирования, то есть модуль бронирования. Давайте всегда брать в пример WuBook, чтобы лучше понять это и как это работает. Через Модуль бронирования, потенциальные гости могут зайти на сайт объекта размещения и забронировать свое проживание, не обращаясь к сторонним сайтам или OTA. Это решение упрощает процесс для покупателя и гарантирует отельеру доходы без посреднических издержек.

Фактически, гость видит только доступные номера на выбранные даты с их ограничениями и в несколько шагов может завершить бронирование. С другой стороны, отельер видит обновления прямо в календаре бронирований: если Модуль бронирования и PMS связаны, информация о ценах и доступности отправляется и принимается автоматически. Таким образом, Модуль бронирования Zak — это настоящий актив, который можно добавить на сайт отеля или интегрировать в сайт, созданный через Zak. Действительно, с помощью Конструктора сайтовможно быстро создать персонализированный сайт и связать его с программным обеспечением для продаж.

3. Калькулятор предложений для управления персонализированными предложениями

Модуль бронирования — не единственная система для получения прямых бронирований. На самом деле, возможно, что некоторые гости имеют особые потребности или предпочитают запросить индивидуальное предложение, а не совершать немедленную покупку. В этом случае отельер может использовать специальные инструменты для расчета предложений.

Говоря о Zak, это Калькулятор предложений для объектов размещения, специальный модуль, который можно интегрировать с PMS и который позволяет создавать и отправлять персонализированные предложения всего за несколько кликов.

Неважно, откуда поступают запросы (из системы бронирования или с сайта), с помощью Калькулятора предложений можно отправлять индивидуальные предложения, даже непосредственно из шахматки бронирования. Таким образом, помимо их удобного управления, вы всегда имеете представление о загрузке номерного фонда.

4. Менеджер каналов для продаж на OTA

OTAs являются незаменимым каналом продаж для многих бизнесов, но их управление может оказаться довольно сложным, если делать это вручную. Обновление цен и доступности вручную может привести к ошибкам, что, в свою очередь, может привести к упущенным возможностям или неудобствам для клиентов (включая пресловутый овербукинг).

Чтобы избежать этого, среди программного обеспечения для управления отелем должен быть также включен менеджер каналов.

Менеджер каналов от Zak, например, записывает и отправляет данные о номерном фонде в реальном временииз PMS в OTAs и наоборот: таким образом, он гарантирует, что обе системы всегда синхронизированы и нет никаких расхождений в предложении. Кроме того, через Zak можно устанавливать разные цены в зависимости от платформы дистрибуции, настраивая прайс-лист в зависимости от комиссионных расходов, рынка сбыта, позиционирования объекта и всего остального, что способствует доходу объекта.

5. RMS: система, которая максимизирует доход

Говоря о доходах, система управления доходами (или RMS) — это программное обеспечение, которое помогает динамически и автоматически устанавливать цены на номера, предсказывая тенденции спроса. Основываясь на данных о продажах и рынке, RMS предлагает лучший график цен для максимизации дохода отеля.

Очевидно, многое зависит от стратегии ценообразования и, в целом, от целей по доходам, которых необходимо достичь в долгосрочной перспективе. Однако не все объекты размещения имеют организационные или структурные возможности для полного использования этого инструмента, и, вначале, система управления доходностью, то есть программное обеспечение, которое динамически изменяет цены на основе гибких правил, в зависимости от скорости продаж и других параметров, может быть достаточной.

Как универсальная PMS, Zak учитывает обе возможности: она совместима с ведущими RMS в отрасли и уже включает в себя продвинутую систему управления доходностью.

6. Управление хаускипингом: безупречный порядок и чистота

Управление хаускипингом относится к обслуживанию отеля, начиная с рутинной уборки номеров и общих зон, подготовки номеров, до любых внеплановых вмешательств (мелкие неисправности или ремонты). Это важная деятельность, которая тесно связана с потоком заездов и выездов и должна быть идеально скоординирована.

Для этого существуют специализированные программы, которые позволяют менеджеру хаускипинга управлять назначенным персоналом и напрямую сообщать о любых изменениях в ежедневном графике. Обычно эти программы могут быть интегрированы с PMS, но, в качестве альтернативы, можно выбрать программное обеспечение, которое уже имеет базовые функции, как, например, Zak от WuBook.

7. Еда и напитки: программное обеспечение для управления рестораном на территории.

Хаускипинг — не единственная услуга, требующая своевременной и эффективной координации. Если у отеля есть бар или ресторан на территории, важно, чтобы он также управлялся мастерски.

Существует множество внешних решений, или же можно снова обратиться к Zak от WuBook. С модулем, посвященным Управлению рестораном, отельер может:

• создать цифровое меню, которое также можно распечатать и получить доступ через QR-код;
• отправить заказ на кухню и кассу, где его можно прикрепить к счету за номер, если клиент также является гостем заведения;
• быстро разделить счет в зависимости от заказа каждого человека или по количеству человек;
• добавить дополнительные расходы, связанные с рестораном (такие как напитки и блюда) непосредственно к бронированию номера, а затем получить единый счет.

Проще говоря, с Zak можно удовлетворить все основные потребности в области еды и напитков, не используя дополнительные, потенциально обременительные инструменты.

Другие программы и функции, которые стоит рассмотреть

Рассмотренные ранее программы являются базовыми, которые каждое заведение должно оценивать исходя из своих характеристик. Однако они не единственные, и многое зависит от специфики каждого отеля, B&B или дома для отпуска.

Например, для некоторых может быть интересным (или необходимым) добавить в список системы домашней автоматизации, которые позволяют удаленно управлять апартаментами, или решения для автоматического открытия и закрытия номеров.

Хотя это внешние приложения, важно убедиться, что они также совместимы с PMS, чтобы избежать постоянного переключения с одной платформы на другую.

Оставаясь на теме PMS, помимо того, что мы уже рассмотрели, также рекомендуется проверить:

• мультивалютные платежные системы, соответствующие протоколам безопасности и защиты данных, действующим в соответствующей территории;
• специфический функционал для создания и передачи институциональных отчетов, требуемых местными департаментами в статистических или контрольных целях;
• подробная статистика и анализ данных для внутренней отчетности, направленные на отслеживание тенденций и прогнозирование доходов;
• автоматические сообщения и приглашение оставить отзывы: важная функция для ускорения внутренних процедур и поддержания контакта с клиентами, особенно довольными!!!
• раздел для создания электронных счетов (где это применимо, например, в Италии) и для сбора любых туристических налогов.

Все эти аспекты способствуют тому, чтобы управление объектом размещения было действительно оптимальным как для отельера, так и для клиента.

Мы в WuBook это прекрасно понимаем, поэтому учли их все в нашей PMS.